「これって経費になる？」 「どこまで経費として認められるの？」 「家事按分はどうやって計算するの？」
個人事業主やフリーランスとして活動していると、日々このような疑問に直面することがあります。経費の計上は、税金を適切に節約するために重要ですが、基準がわかりにくいと感じている方も多いのではないでしょうか。
この記事では、個人事業主やフリーランスが経費として計上できるものを網羅的にまとめました。さらに、判断に迷いがちなケースや家事按分の考え方、経費計上でよくあるトラブルなども解説しています。
適切な経費計上で無駄な税金を払わず、ビジネスをより効率的に運営するための参考にしてください。
経費として認められる基本的な条件
まず、何が経費として認められるのか、その基本的な条件を理解しましょう。
経費の3つの条件
経費として認められるためには、以下の3つの条件を満たす必要があります：
- 事業との関連性
事業を行うために必要な支出であること - 適正な金額
社会通念上、適正な金額であること - 証拠書類の保存
領収書などの証拠書類が保存されていること
この3つの条件を満たしていれば、基本的に経費として認められます。ただし、「事業との関連性」については、業種によって判断が異なる場合があるので注意が必要です。
領収書がないとダメ？
領収書などの証拠書類がない場合でも、金額が少額であれば、帳簿への記載だけで経費として認められることがあります。ただし、税務調査の際に疑義が生じるリスクがあるため、できる限り証拠書類は保管しておくことをおすすめします。
特に10万円以上の支出については、証拠書類の保存が必須です。また、青色申告を行う場合は、帳簿と証拠書類の保存が義務付けられています。
業種別・用途別の経費一覧
経費として認められる支出を、業種別・用途別に詳しく見ていきましょう。
1. オフィス・仕事場関連の経費
| 経費項目 | 経費になるもの | 注意点 |
|---|---|---|
| 家賃・地代 | 事務所、作業場、アトリエなどの賃料 | 自宅兼事務所の場合は家事按分が必要 |
| 水道光熱費 | 事業用スペースの電気・ガス・水道代 | 自宅兼事務所の場合は家事按分が必要 |
| 通信費 | 事業用の電話代、インターネット回線料 | プライベート利用分は家事按分が必要 |
| 修繕費 | 事務所の修理費用、メンテナンス費 | 資産価値を高める大規模修繕は資産計上 |
| 事務用品 | 文具、コピー用紙、プリンターインクなど | 少額（10万円未満）のもの |
| 備品・設備 | パソコン、プリンター、家具など | 10万円以上は原則として減価償却 |
| 清掃費 | オフィスの清掃費用 | 自宅兼事務所の場合は家事按分が必要 |
2. 車・交通費関連の経費
| 経費項目 | 経費になるもの | 注意点 |
|---|---|---|
| 車両費 | 事業用車両の購入費（減価償却） | プライベート使用分は家事按分が必要 |
| ガソリン代 | 事業のための移動に使用した燃料費 | プライベート使用分は家事按分が必要 |
| 車検・整備費 | 事業用車両の車検費用、修理費 | プライベート使用分は家事按分が必要 |
| 駐車場代 | 事業用車両の駐車場代 | 自宅の駐車場は原則として家事按分が必要 |
| 高速道路料金 | 事業目的の移動時の高速道路料金 | プライベート目的の移動分は経費にならない |
| 交通費 | 取引先訪問などの電車・バス・タクシー代 | プライベート目的の移動分は経費にならない |
| 出張費 | 出張時の交通費、宿泊費 | 食事代は「飲食費」として別途計上 |
3. 人件費関連の経費
| 経費項目 | 経費になるもの | 注意点 |
|---|---|---|
| 給与・賃金 | 従業員・アルバイトへの給与 | 源泉徴収や社会保険の手続きが必要 |
| 専従者給与 | 青色申告の場合の家族への給与 | 「青色事業専従者給与に関する届出書」の提出が必要 |
| 外注費 | フリーランスや業務委託先への支払い | 報酬が5万円超の場合は支払調書の提出が必要 |
| 福利厚生費 | 従業員の健康診断費用、慰安旅行費など | 事業主本人のみの場合は原則として経費にならない |
| 研修費 | 従業員の研修・セミナー参加費 | 事業と関連性のある研修であること |
4. 販売・マーケティング関連の経費
| 経費項目 | 経費になるもの | 注意点 |
|---|---|---|
| 広告宣伝費 | ウェブ広告、チラシ、看板など | 効果が長期間にわたるものは資産計上の場合も |
| 販売促進費 | サンプル品、ノベルティなど | 自家消費分は経費にならない |
| 会議費 | 取引先との打ち合わせでの飲食代 | 1人5,000円程度までが目安 |
| 交際費 | 接待費、贈答品代 | 過度に高額なものは認められない場合も |
| クレジットカード手数料 | 決済時のカード手数料 | 事業利用分のみ |
| 送料・梱包費 | 商品発送の際の送料、梱包資材費 | - |
5. 専門サービス費用
| 経費項目 | 経費になるもの | 注意点 |
|---|---|---|
| 会計ソフト料金 | クラウド会計サービスの月額料金 | - |
| 税理士・会計士報酬 | 確定申告や経理指導の費用 | プライベートな資産管理のみの相談は家事按分 |
| 弁護士報酬 | 事業に関する法律相談料、契約書作成料 | プライベートな法律相談は経費にならない |
| コンサルタント料 | 事業改善のためのコンサルティング料 | 事業との関連性が明確であること |
| 各種手数料 | 銀行振込手数料、決済サービス利用料 | プライベート利用分は経費にならない |
6. 教育・研究関連の経費
| 経費項目 | 経費になるもの | 注意点 |
|---|---|---|
| 書籍・雑誌代 | 事業に関連する専門書、業界雑誌 | 一般教養的な書籍は経費になりにくい |
| セミナー・講習会費 | 事業に関するセミナー参加費 | 事業との関連性が明確であること |
| 資格取得費 | 事業に必要な資格の受験料、更新料 | 事業に直接関係ない資格は経費になりにくい |
| 研究開発費 | 新商品・サービス開発のための費用 | 効果が長期間にわたるものは資産計上の場合も |
7. 通信・IT関連の経費
| 経費項目 | 経費になるもの | 注意点 |
|---|---|---|
| 通信費 | 事業用の電話代、インターネット回線料 | プライベート利用分は家事按分が必要 |
| ソフトウェア費 | 業務に使用するソフトウェアの購入・利用料 | 10万円以上のソフトは原則として減価償却 |
| クラウドサービス利用料 | オンラインストレージ、SaaSツール利用料 | 事業利用分のみ |
| ドメイン・サーバー代 | ウェブサイト運営に必要なドメイン料金やサーバー代 | - |
| スマートフォン・タブレット | 事業に使用するモバイル機器の購入費 | プライベート利用分は家事按分、10万円以上は減価償却 |
8. 保険・公的負担
| 経費項目 | 経費になるもの | 注意点 |
|---|---|---|
| 事業用保険料 | 事業用の火災保険、車両保険など | 生命保険は原則として経費にならない |
| 小規模企業共済掛金 | 小規模企業共済への掛金 | 全額所得控除になる |
| 社会保険料 | 従業員の社会保険料（会社負担分） | 事業主本人の社会保険料は所得控除 |
9. その他の経費
| 経費項目 | 経費になるもの | 注意点 |
|---|---|---|
| 会費・年会費 | 業界団体への会費、商工会議所年会費 | 親睦団体の会費は原則として経費にならない |
| 新聞・定期刊行物 | 業界紙、専門誌の購読料 | 一般紙は家事按分が必要なことが多い |
| 作業着・制服 | 事業に必要な作業着、ユニフォーム | 私服として着用できるものは経費になりにくい |
| 雑費 | 少額の事業関連支出 | 経費として認められるか不明な場合は税理士に相談 |
業種別の経費計上例
業種によって経費の内容や重要度は異なります。代表的な業種での経費計上例を見てみましょう。
ITフリーランス（プログラマー、デザイナーなど）
特に重要な経費：
- パソコン、周辺機器（モニター、グラフィックタブレットなど）
- 開発ソフトウェア、デザインツールのライセンス料
- クラウドサービス利用料
- コワーキングスペース利用料
- 技術書籍、オンライン講座の受講料
- インターネット回線料
経費計上の際の注意点：
- 高額なパソコン（10万円以上）は減価償却が必要
- 自宅作業の場合は、作業スペースの家事按分
- 技術習得のためのセミナー費用は経費として認められやすい
小売・EC事業者
特に重要な経費：
- 仕入れ費用
- 商品撮影機材、ライト
- 販売手数料（Amazon、楽天市場など）
- 発送用梱包資材、送料
- 在庫管理システム利用料
- 倉庫・店舗の賃料
経費計上の際の注意点：
- 在庫商品は経費ではなく棚卸資産として計上
- 自家消費した商品は売上計上が必要
- 返品・不良品の処理方法を明確にしておく
飲食店経営
特に重要な経費：
- 食材・飲料の仕入れ費用
- 厨房機器、食器
- 店舗家賃、水道光熱費
- 従業員の給与、アルバイト代
- 衛生管理費用（清掃費、害虫駆除など）
- 広告費（看板、チラシなど）
経費計上の際の注意点：
- 経営者自身の食事は原則として経費にならない
- 試作品の材料費は研究開発費として経費計上可能
- 高額な厨房設備は減価償却が必要
コンサルタント・講師
特に重要な経費：
- セミナー会場費
- 資料作成費、印刷費
- 専門書籍、業界調査費
- 研究・分析ツール利用料
- 出張費、交通費
- プレゼン用機材
経費計上の際の注意点：
- クライアントとの打ち合わせ費用は会議費として計上
- 自己啓発的な書籍やセミナーは経費として認められにくい場合も
- 高額なスーツや服飾品は原則として経費にならない
家事按分の考え方と計算方法
自宅兼事務所で働いている場合や、私用と事業用で共用している資産がある場合は、「家事按分」が必要になります。家事按分とは、私用と事業用の割合を区分して、事業用の部分だけを経費として計上する方法です。
家事按分の基本的な考え方
家事按分が必要な主な費用：
- 自宅兼事務所の家賃・光熱費
- 自家用車を事業にも使用する場合の車両関連費用
- 携帯電話・インターネット回線料
- パソコンなどの機器（私用と事業用の両方で使用する場合）
按分方法の例
- 面積比による按分（自宅兼事務所の家賃・光熱費）
事業用割合 = 事業用スペースの面積 ÷ 住居全体の面積 × 100%例：80㎡の住居で20㎡を事業用に使用している場合 → 事業用割合 = 20㎡ ÷ 80㎡ × 100% = 25% - 使用時間による按分（パソコン、インターネット回線など）
事業用割合 = 事業用の使用時間 ÷ 総使用時間 × 100%例：1日10時間使用するパソコンのうち、8時間を事業に使用する場合 → 事業用割合 = 8時間 ÷ 10時間 × 100% = 80% - 走行距離による按分（自家用車）
事業用割合 = 事業用の走行距離 ÷ 総走行距離 × 100%例：月間1,000kmの走行のうち、600kmが事業目的の場合 → 事業用割合 = 600km ÷ 1,000km × 100% = 60%
家事按分の注意点
- 按分割合は、実態に即した合理的な方法で計算する必要があります
- 按分割合が高すぎると、税務調査の際に質問されることがあります
- 按分根拠となる資料（事務所の図面、業務日誌、走行記録など）は保存しておきましょう
- 一般的に40〜50%以上の按分率は、特別な事情がない限り認められにくい傾向があります
経費計上でよくあるミスとトラブル
経費計上においてよくあるミスやトラブルを理解し、正しい経費処理を心がけましょう。
1. 経費にならないもの
以下は原則として経費にならないものです：
- 私的な飲食費
自分の食事代、家族との食事代 - 生活費
日用品、衣服（作業着・制服を除く） - 贈与・寄付
家族への贈り物、政治献金（寄付金控除の対象になる場合あり） - 税金の一部
所得税、住民税、相続税など - 罰金・反則金
交通違反の罰金、延滞税など - 生命保険料
掛け捨てタイプを含め、原則として経費にならない
2. 経費計上でよくあるミス
- 領収書の紛失
証拠書類がないと経費として認められない可能性 - 按分計算の誤り
過大な事業使用割合を申告 - 私的利用と事業利用の区別が不明確
私的な支出を経費として計上 - 減価償却が必要な資産を一括経費計上
10万円以上の固定資産は原則として減価償却が必要 - 売上の除外
売上を計上せずに、関連経費だけを計上
3. 税務調査でチェックされやすいポイント
- 同業他社に比べて経費率が高い
業種ごとの平均的な経費率から大きく外れている場合 - 前年と比較して経費が急増
特に合理的な理由がない場合 - 高額な交際費・会議費
特に接待や飲食を伴うもの - 家事按分率が高い
自宅兼事務所の按分率が50%を超えるケースなど - 経費の内容と業種が一致しない
業務との関連性が説明できない経費
経費計上のベストプラクティス
効果的かつ適切な経費管理のためのベストプラクティスをご紹介します。
1. 日常的な経費管理のコツ
- 事業用の銀行口座・クレジットカードを分ける
プライベートと事業の支出を明確に区分できる - レシート・領収書はすぐに電子化
スマホアプリで撮影し、クラウド上に保存 - 定期的に経費の入力・チェック
月に1回など、定期的なタイミングで処理 - 経費の内容をメモしておく
取引先名、目的など、あとで思い出せるようにする
2. 会計ソフトの活用
- 自動仕訳機能の活用
銀行口座・クレジットカードと連携し、自動で取引を取得 - 領収書の電子保存
スマホアプリで撮影するだけで自動で経費登録 - 定期的なレポート確認
月次で収支状況をチェックし、経費の異常値を発見 - 年度末の処理を効率化
減価償却費の自動計算、決算書の自動作成など
【経費管理をラクにするコツ】
経費の管理や記録に時間をとられていませんか？ マネーフォワード確定申告なら、レシートを撮影するだけで自動的に経費として記録。さらに、銀行口座やクレジットカードと連携すれば、取引データも自動取得できます。
3. 税理士への相談
- 判断に迷う経費は事前に相談
経費になるか不明な場合は専門家に確認 - 定期的な経理指導を受ける
年に数回、経理処理の確認を依頼 - 税制改正への対応
変更点について都度アドバイスを受ける
まとめ｜適切な経費計上で節税と事業の健全性を両立
経費計上は、単なる節税のためだけでなく、事業の収支を正確に把握するためにも重要です。以下のポイントを押さえて、適切な経費管理を行いましょう。
- 経費の基本条件を理解する
事業関連性・適正な金額・証拠書類の保存 - 業種に応じた経費を把握する
自分の事業に関連する経費項目を整理 - 家事按分を適切に行う
合理的な計算方法で、適正な割合を算出 - よくあるミスに注意する
私的支出との区別、証拠書類の管理 - 効率的な経費管理を心がける
会計ソフトの活用、定期的な入力習慣
適切な経費計上は、無駄な税金を払わないための重要な手段ですが、過度な経費計上は税務調査のリスクを高めます。事業実態に即した適正な経費計上を心がけ、健全な事業運営を行いましょう。
経費計上に関する判断に迷った場合は、税理士などの専門家に相談することをおすすめします。