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【1分で分かる仕訳】チャージ代も旅費交通費で計上?|記帳のポイントと具体例

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【旅費交通費】仕訳の概要と例

取引先へ向かう時のバス代や電車代、出張に関わる移動費や宿泊代などの支払いに用いられる勘定科目です。

旅費交通費となる主な経費

  • 電車賃、バス代、タクシー代、定期代
  • 時間貸駐車料、有料道路代、高速代
  • 航空券代、新幹線代、宿泊代、その他移動に関わる費用

交通系電子マネーのチャージは交通費で処理できるか

SuicaやPASMOなどのICカードはコンビニや自動販売機など使用用途が交通費以外にも及んでいますのでチャージ代をそのまま旅費交通費とすることは望ましくはありませんが、以下の要点を守ればチャージした金額を『旅費交通費』として処理しても問題ありません。

チャージ代を旅費交通費で処理する為のポイント

  • ICカードは電車代やバス代など移動に関わる費用のみに使用する事
  • 毎月ICカードの利用履歴を取得して利用明細の証拠を残しておくこと
  • 期末時にはICカードに残っている残高を資産計上(貯蔵品、前払費用等)する事

 

領収書が出ない交通費を支払った場合

バス代や切手代など、領収書が発行されない場合は、出金伝票を記入して経費の精算をしましょう。

出金伝票に、「日付」「行先や区間」「利用目的」「金額」を書いて保管しておきます。

出金伝票の保管期限について詳しくはコチラ

交通費はまとめて清算でもOK

日常的に交通機関を使って移動しているような方の場合、電車に乗るたびに出金伝票を記入するのは少し面倒くさいかと思います。

そんな場合は、月末等に『旅費交通費精算書』という形で書類を一枚作成してまとめて清算することもできます。
旅費交通費清算書に決められた様式はありませんが、ワードやエクセル等で「利用日」「支払先」「行先や区間」「利用目的」「金額」といった項目のある清算書を作り、毎月社員に記入してもらい清算をするようにしましょう。

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仕訳の具体例

例題

社員Aが立て替えていた6月分の取引先への電車代11,000円を本日6月30日に現金で清算した。

日付借方金額貸方金額摘要
6/30旅費交通費11,000現金11,000交通費精算 6月分 社員A

例題②

12月21日に交通系ICカードに10,000円チャージをした。
当社は12月が決算月となっており12月31日時点での当該ICカードには2,500円の残高が残っている。

ICカードにチャージをした時

日付借方金額貸方金額摘要
12/21旅費交通費10,000現金10,000交通系ICカード チャージ代

事業年度末の時

日付借方金額貸方金額摘要
12/31貯蔵品(前払費用)2,500旅費交通費2,500交通系ICカード 期末残高振替

法人の決算月や個人事業の年度末に残高が残っている時は、上記の仕訳でその残高分を経費から除いて資産計上します。
こうすることで当期に旅費交通費として使われた部分と使われていない部分を正しく損益に反映させることができます。

事業年度が切り替わった時

日付借方金額貸方金額摘要
1/1旅費交通費2,500貯蔵品(前払費用)2,500交通系ICカード 前期残高振替

事業年度が切り替わったら先ほどの仕訳の反対仕訳をして経費を戻します。

例題③

5月20日に交通系ICカードに5,000円チャージをした時に全額旅費交通費として計上していたが、5月30日にICカードの利用明細を取得したところ交通費以外に500円の事務用品を購入していたことが分かった。

日付借方金額貸方金額摘要
5/30事務用品費500旅費交通費500ICカード ○○マート事務用品購入分

一度交通費に計上していたチャージ代を後から調べたところ違うものに使用していた場合は、交通費を取消して正しい科目に振り分ける仕訳を起こします。

ICカードで毎度交通費以外の利用が発生している場合は、チャージ代は「旅費交通費」ではなく「前払費用」にして使った時に前払費用の取り崩しで経費計上するようにしましょう。

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