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【1分でわかる仕訳】電気・ガス・水道は水道光熱費|記帳のポイントと具体例

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【水道光熱費】仕訳の概要と例

水道光熱費勘定は読んで字のごとく電気・ガス・水道代を支払った時に用いる勘定科目です。

事業に関わる水道光熱費のみ経費計上

100%事業用の店舗や事務所で使用した電気代、ガス代、水道代はそのまま支払った金額を経費として計上すれば問題ないのですが、自宅兼店舗や自宅兼事務所など事業分と個人利用分が一緒くたになっている場合は、個人利用分を経費から除いて経費として計上しなくてはなりません。

事業用と個人利用分を分ける方法

水道光熱費のうち〇割は事業用、〇割は個人用と按分計算をする際には明確な計算根拠を示しておかなければなりません。
公式があるわけではないのでどれが正解というわけではありませんが、2通りほど計算方法をご紹介しておきます。

自宅兼事務所の水道光熱費を経費として計上するには『業務遂行上必要な部分を明確に区分できる事』が大前提となっており、明確な区分が出来ないとして経費計上を否認されたケースもありますので運用には注意しましょう。

事務所や店舗の占有面積で使用料を按分する

例えば3LDK(面積80㎡)の自宅のうち1部屋(面積20㎡)を丸々事務所として仕事をしている場合。
事業用として占有している部屋の面積を家全体の面積で割ることで事業用の割合を計算することができます。

この事業割合を支払った電気代などに乗ずることで事業用の経費となる金額を計算することができます。

事務所面積20㎡÷全体面積80㎡=事業割合0.25

電気代10,000円×0.25=2,500円(経費として計上できる電気代)

事業用の使用時間から使用料を按分する

例えば自宅兼事務所で平均的に毎日朝8時から23時まで電気を使用していて、そのうち朝9時から18時までの9時間は事務所で仕事をしているような場合。

その日仕事をしていた時間を電気がついていた1日の時間で割ることで事業用の割合を計算することができます。

仕事9時間÷1日点灯時間15時間=事業割合0.6

電気代10,000円×0.6=6,000円(経費計上できる電気代)

水道代とガス代の按分には注意が必要

水道光熱費の按分計算で電気代は上記の計算式で問題ないのですが、水道やガスの場合、税務署によっては問題視されるケースがあります。

水道代やガス代は使用料のうちお風呂や炊事での個人の利用が大半を占めている場合が多く、上記の按分計算では、正確な根拠とは言えません。
水道代、ガス代を按分計算する場合は、上記で計算した割合のさらに2割掛け程の割合(最大でも20%程度)に収めておくのが無難な選択と言えるかもしれません。

また、経費の事業割合は人により見解の分かれる部分にもなってきますので、実際の運用に関しては税務署、税理士等の専門家へ相談しましょう。

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仕訳の具体例

例題

6月20日に店舗の水道代20,000円が普通預金の口座より引き落とされた。

日付借方金額貸方金額摘要
6/20水道光熱費20,000普通預金20,000水道代4・5月分

例題②

5月21日に自宅兼事務所の電気代12,000円を現金で支払った。
なお事業使用割合は60%と合理的に見積もりをした。

個人事業の場合

日付借方金額貸方金額摘要
5/21水道光熱費7,200現金12,000電気代4月分 事業割合60%
事業主貸4,800電気代4月分 家事使用分40%

法人の場合

法人の役員等の自宅を一部事務所にしている場合も、事業割合で経費とすることができます。
その場合、その役員等に対して借入金がある場合は借入金の相殺仕訳を行います、借入金が無い場合はその役員から個人利用分の料金を貰いましょう。

日付借方金額貸方金額摘要
5/21水道光熱費7,200現金12,000電気代4月分 事業割合60%
役員借入金4,800電気代4月分 家事使用分40%
日付借方金額貸方金額摘要
5/21水道光熱費12,000現金12,000電気代4月分 ○○取締役自宅兼事務所分
現金4,800雑収入4,800○○取締役 自宅兼事務所分 電気代

例題③

決算月が5月の当社の5月分の電気代55,000円が翌6月20日に引き落とされると通知が来た。

日付借方金額貸方金額摘要
5/30水道光熱費55,000未払費用55,000電気代 5月分

基本的に水道光熱費は使用した月の翌月に実際に支払いを行うため費用の発生主義の観点から上記のように未払として期末や月末に費用計上する必要があります。
ただ実務上では、毎月支払いが発生することや利益に与える影響の大きさから支払った時に費用として計上して未払いにはしないケースもあります。

注意しなければいけない点は、未払で経費にする、支払い時に経費にするどちらを選択するにしてもどちらかを毎回継続して処理を行うようにしましょう。

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